Descripción de puesto:
Es responsable de gestionar los horarios y las comunicaciones de los ejecutivos clave de la empresa.
Sus deberes incluyen priorizar correos electrónicos y llamadas telefónicas, recopilar documentos para prepararse para las reuniones y coordinar los arreglos de viaje.
Estamos buscando un nuevo asistente ejecutivo para apoyar a nuestro equipo ejecutivo.
Administrará principalmente tareas relacionadas con el negocio para el equipo, como crear informes, organizar viajes y alojamiento, tomar minutas y otras tareas organizativas.
Para hacer este rol correctamente, debe tener una comprensión detallada de la suite completa de Microsoft Office, ser extremadamente rápido en la resolución de problemas y tener experiência como asistente ejecutivo o de administración en el pasado.
Responsabilidades del Asistente Ejecutivo:
- Preparación de estados financieros, informes, notas, cartas de facturas y otros documentos.
- Contestar teléfonos y enrutar llamadas a la persona correcta o tomar mensajes.
- Manejo de tareas básicas de contabilidad.
- Archivar y recuperar registros, documentos e informes corporativos.
- Investigar y realizar datos para preparar documentos para su revisión y presentación por juntas directivas y comités ejecutivos.
- Ayudar a prepararse para las reuniones.
- Grabación precisa de las actas de las reuniones.
- Saludar a los visitantes y decidir si deben poder reunirse con los ejecutivos.
- Uso de varios programas, incluido el procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y software de presentación.
- Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y distribuirlos según sea necesario.
- Hacer arreglos de viaje para ejecutivos.
- Realizar tareas de oficina que incluyen ordenar suministros y administrar una base de datos de registros.
- Experiência como asistente virtual.
- Abrir, clasificar y distribuir correos electrónicos entrantes u otras correspondencias.
- Proporcionar apoyo administrativo general.
Requisitos del Asistente Ejecutivo:
- Experiência comprobada como asistente ejecutivo u otra experiência relevante de apoyo administrativo.
- Comprensión profunda de herramientas MS Office.
- Lic.
administracion, cotabilidad o carreras afines
- Capacidad para organizar una carga de trabajo diaria por prioridades.
- Debe ser capaz de cumplir con los plazos en un entorno acelerado y rápidamente cambiante.
- Un enfoque proactivo para la resolución de problemas con fuertes habilidades de toma de decisiones.
- Habilidades de comunicación verbal y escrita a nível profesional.
Tipo de puesto: Tiempo completo, Indefinido
Educación:
- Grado terminado (Deseable)
Experiência:
- Secretaria o asistente de cargos ejecutivos: 3 años (Obligatorio)
- como asistente en áreas contables: 1 año (Obligatorio)
Idioma:
- Inglés profesional (Obligatorio)