Este puesto ayuda al Gerente a garantizar el mantenimiento oportuno de las instalaciones utilizando procesos y estándares establecidos de mantenimiento, reparación y reemplazo y apoyo administrativo a un grupo de trabajo de Gestión de Instalaciones. Esta es una función de apoyo al Gerente.
**35-45% **Prepara solicitudes de compra, recibe facturas y las relaciona con las órdenes de compra, garantiza precisión e integridad; cumplimiento de controles; supervisa los artículos facturados para garantizar que se aprueben siguiendo los procesos establecidos; prepara cargas de pagos; prepara informes financieros, revisa extractos de tarjetas de compras; realiza un seguimiento de todos los materiales y servicios para comprobar que se hayan recibido o prestado; mantiene un archivo de seguimiento de los pedidos pendientes; mantiene archivos de finanzas y recursos humanos; satisface la información y los requisitos de impuestos federales; bajo la dirección del FM, se comunica frecuentemente con proveedores y contratistas. Ayuda con el establecimiento de proveedores. Puede preparar contratos y verificar la documentación del seguro.
**30-40% **Mantiene bases de datos informáticas: CNA, órdenes de compra, órdenes de trabajo, cronogramas de mantenimiento preventivo, registros de empleados e instalaciones.
**15-25% **Realiza tareas administrativas/de secretaría, como escribir correspondencia e informes; levanta actas de las reuniones si se solicita, ingresa datos en la computadora; mantiene archivos; contesta teléfonos; maneja el correo entrante y saliente; crea órdenes de trabajo; procesa solicitudes y pedidos de compra; Asiste a las reuniones de capacitación requeridas.
**10-15% **Compila, produce y carga o envía por correo varios informes a la sede central o a los líderes de estaca.
**5% **Gestiona las operaciones de la oficina, incluyendo: función de equipos, suministros, archivos administrativos, mensajes telefónicos, etc.
Requerido:
- Cinco años de experiência administrativa diversa o equivalente que demuestre las siguientes habilidades:
- Habilidades y experiência informática, incluidas Windows, aplicaciones de Microsoft, y aptitud para aprender otras aplicaciones de software según sea necesario.
- Habilidades de comunicación, incluida la etiqueta telefónica profesional y la redacción comercial eficaz.
- Habilidades básicas de contabilidad empresarial, incluida la comprensión de facturas, órdenes de compra y contratos.
- Habilidades organizativas que incluyen archivo, programación, gestión del tiempo y priorización.
- Capacidad para comunicarse de manera efectiva y cortés con todas las personas, incluidos los gerentes de los líderes del sacerdocio. compañeros de trabajo y proveedores.
- Recomendación para el templo vigente.
Preferible:
- Estudiante o graduado de carrera de grado o terciaria.
- Nível intermedio/avanzado de Ingles
- Conocimiento de PowerBI u otras herramientas para el manejo de datos.