1. Posición
- _ Titulo posición: Administrative Assistant_
- _ Ubicación:Argentina, Buenos Aires (Martinez)_
- _ Tipo de trabajo: Full time_
2. Acerca del rol
Nuestro equipo:
- Presta servicio de asistencia en procesos administrativos que requieren un conocimiento avanzado de las funciones operativas de toda la organización._
Principales **Responsabilidades**:
- Maneja información confidencial y documentación sensible conforme a las directivas de sus asistidos que requieren tacto y diplomacia._
- Asegura el cumplimiento de tareas administrativas como correspondencia, agendas, coordinación de reuniones, eventos y/o conferencias._
- Presta servicio de asistencia en procesos administrativos que requieren un conocimiento avanzado de las funciones operativas de toda la organización._
- Trabaja en base a las prioridades y competencias de la compañía. Participa y/o lidera equipos, comités o actividades transversales a las distintas áreas de la compañía. Armado de reuniones y realización de presentaciones ante diversos públicos. Participa en redes sociales de la compañía (Buzz, Yammer, Teams)._
- Controla que todas las tareas de su sector se realicen de acuerdo con las políticas internas y regulaciones locales._
- Asiste de manera integral a las gerencias de ventas, marketing y médica en actividades organizativas internas, administrativas y operativas relativas a agenda y logística (reservas salas, catering, calendar, invitaciones, verificación asistencia, confección de minutas). Coordina y lleva a cabo la logística integral de las reuniones de equipo y las unidades de negocios que asiste._
- Gestiona y coordina la logística de viajes nacionales e internacionales de los miembros del comité y áreas que al momento sean pasibles de recibir la coordinación, la recepción de visitas nacionales e internacionales, cumpliendo con los requerimientos administrativos (pasajes, hoteles, traslados, otros)_
- Realiza las tareas administrativas relacionadas con los servicios centralizados de la compañía (eBuy, eContract, Apex, Concur, Cabify, etc)._
- Trabaja en cooperación con el departamento de eventos científicos para generar la documentación necesaria para volcar en la herramienta utilizada. Carga las órdenes de compra para eventos académicos y ayuda en el proceso de aprobaciones y seguimiento de facturas tanto para pagos locales como internacionales._
- Gestiona el alta de proveedores locales e internacionales: Conciliación del legajo de cada nuevo proveedor para su en herramienta One Support. Comunicación fluida con el proveedor a fin de acompañarlo en todo el circuito de contratación._
- Recopila información, completa análisis de rutina y realiza recomendaciones preliminares para una diversidad de informes que requieran aprobación de la gerencia del departamento._
- Realiza tareas de seguimiento y control especificas a solicitud de área que asiste. Registra la información correspondiente, mantiene y conserva adecuadamente los archivos._
- Investiga y completa en forma independiente los procesos administrativos complejos que requieran un alto grado de iniciativa y/o conocimiento del departamento, las funciones en cuestión o que resulten de impacto en otros departamentos. Confecciona documentos, presentaciones y planillas de los sectores que así lo requieren._
- Gestiona la compra de elementos de trabajo._
- Deriva consultas médicas y de pacientes a los asesores capacitados para brindar esa información._
- Ayuda al control y envía detalle de provisiones de gastos de las áreas de soporte a Controlling del presupuesto mensual y anual._
- Genera códigos y referencias para los materiales promocionales en 4M PromoMats._
- Participa en el envío de muestras médicas y materiales promocionales a la fuerza de ventas en colaboración con el área de Supply Chain._
- Realiza los entrenamientos mandatorios en tiempo y forma alineados a las políticas y procedimientos de la organización. Capacitación constante en el uso de nuevas herramientas y la actualización de las existente_
3. Acerca de tí
- Experiência:
- Presta servicio de asistencia en procesos administrativos que requieren un conocimiento avanzado de las funciones operativas de toda la organización.
- Habilidades comunicacionales y buenas relaciones interpersonales.
- Predisposición al trabajo en equipo, cooperación, proactividad e iniciativa.
- Manejo de información confidencial o interna que requiere tacto y diplomacia.
- Compentencias técnicas:
- Dominio de herramientas informáticas Office Avanzado.
- Principios Administrativos Básicos
- Buen manejo de plataformas de gestión.
- Educación: Estudios Universitarios en curso (Debe tener más del 50% de la carrera aprobada)
- Idiomas: Español e inglés avanzado.
4. Persigue el progreso, descubre lo extraordinario
Lo mejor está ahí afuera. Mejores medicamentos, mejores resultados, mejor ciencia. Pero el progreso no sucede sin las personas - personas de d
