Job Description Office Manager · Mantenimiento de cocina en general: revision y compra de insumos necesarios para el funcionamiento de la cocina/comedor en general.
· Piso en general: contrato de locacion (renovacion de contrato a cargo de Legales y Finanzas) Intermediaria entre piso y Consorcio + Landlord. Intermediario en todo lo relacionado con Seguridad edificio. Pago de a renta mensual. ABL, pago de impuestos, entre otros.
· Mantenimiento piso en general: mobiliario en general, mantenimiento estructural, pintura, limpieza, alfombras y solados, pisos, revestimientos, baños, etc..
· Manejo de proveedores varios: mantenimiento, limpieza, motos, remises, cafeteria, comida, mobiliario, IT (en conjunto con Edson), seguridad, regaleria, libreria, outsourced, productos de marketing de marca, PO, facturas, seguimiento de facturas.
· Brigada de evacuacion: participacion activa en la coordinacion anual.
· IT e Security: seguridad relacionado con Arturo, IT relacionado con Edson, mantenimientos estructurales del piso.
· Seguridad: contacto con global por cualquier medida de seguridad que haya en el piso, desde videos hasta alarmas.
· Organización de eventos dentro de la oficina: Dia de la Mujer (en conjunto con HR), Dia del Padre (en conjunto con HR), Dia de la Madre (en conjunto con HR), Dia del Niño (evento kids at the office + entrega de regalos),Dia del Amigo, Dia de la Primavera, Fiesta de Fin de Año, After Office, Care Deeply (en conjunto con Public Affairs), Semana Santa (entrega de huevos de pascuas), Navidad (entrega de cajas navideñas). Participación en eventos de mayo envergadura: Kick Off Meeting/Mid Year Meeting (soporte)
· Innovación en productos comunicacionales para oficina: propuesta de ideas como los carteles colgantes de open Space que fueron implementados por esta área y luego se replico la idea.
· Coordinación de visitas al Lab: coordinación desde Recepción de las visitas al Open House.
· Comunicaciones dentro de la oficina: manejo de comunicados de eventos, limpieza, orden en general.
· Expenses reports Tarjeta corpo Paula y tarjeta Purchasing Oficina.
· Control de Budget anual oficina Chile y oficina Argentina
· Manejo de Recepcion Argentina + Chile
· Manejo de persona en Chile que se ocupa de Renta en Chile, proveedores en Chile, trámites administrativos varios como contratos, intermediaria entre Carey y Biogen, librería, entre otros.
· Project manager: coordinación de proyecto en general de renovación de oficina Buenos Aires
· Project Manager: coordinación de renovación o ampliación oficina Chile.
· Innovación en cualquier evento que pueda realizarse dentro de la oficina, ya sea por beneficio para empleados o porque se requiera.
· Seguimiento de mercaderia que se ofrece dentro de la oficina e innovación en beneficios, como la propuesta de implementar maquina expendedora de ensaladas y tartas dentro de la cocina, pending approval.
Executive Assistant
· Expense Report: realización de expense report para GM y VP LATAM.
· Vp latam: manejo de agenda en general, coordinación de viajes + expense reports y tareas administrativas que se requieran.
· GM LAS: expense report + manejo de agenda + coordinacion de viajes y reuniones. Ordenes de compra y tareas adminsitrativas inherentes al cc General Management.
· Visitas: coordinacion de visitas del exterior para meetings en LAS, en especial si es para toda la afiliada.
· LT Meeting: temario a tratar, coordinacion de la reunion, pedido de catering.
· PO: coordinar PO necesarias para General Adminsitration. Este puesto maneja dos cc: 1080 oficina + 2055 GM
· Caeme + AMCHAM: contacto responsable para actualizar datos e intermediaria. Pago de membresias.
· Agencia de viajes: solo contacto con BCD por cualquier emergencia. Los pasajeros se coordinan todo de forma personal. Solo coordinacion de viajes para GM y VP LATAM.
Qualifications
Bachellor Degree
English Advanced
